En los últimos años, las nuevas tecnologías se han convertido en parte de nuestra vida diaria, creando nuevos hábitos y simplificando algunos procesos. Situaciones burocráticas como firmar un contrato se han vuelto fáciles de hacer.
La función de firma digital permite a las personas firmar un documento sin abandonar su entorno de trabajo. Situaciones como viajes y viajes a la oficina de registro para reconocer la firma de una firma o firmar un contrato se están dejando de lado.
La eliminación de la burocracia, la practicidad, la agilidad y la seguridad son algunas de las principales ventajas de adoptar el uso de un contrato digital. El cifrado de datos y las múltiples formas de verificación garantizan la validez legal del documento.
El contrato digital ya es un recurso ampliamente utilizado, e incluso puede encontrarlo en los contratos de alquiler . No se pierda esta novedad: lea este artículo y descubra las 6 mejores prácticas del contrato digital.
1. Identificar las partes involucradas
Una de las informaciones más importantes en un contrato son las partes involucradas. Es necesario completar los datos correctamente, evitando que simples errores puedan anular el acuerdo realizado.
En el caso de los contratos comerciales, debe tenerse en cuenta si las partes tienen la capacidad legal para celebrar un contrato. Este procedimiento se utiliza para garantizar que el contrato sea válido, evitando su nulidad o prohibición (total o parcial sin asistencia).
La información como el nombre de la empresa, la dirección completa de la sede (dirección, barrio, ciudad, estado y código postal), los datos del representante de la empresa y, principalmente, el número de tarjeta CNPJ (Registro Nacional de Entidades Legales) deben insertarse en el documento digital.
Compruebe también si la persona responsable de firmar el documento tiene la autonomía para hacerlo. Una simple lectura del contrato social y las actas de las reuniones permite la confirmación de esta información.
2. Prestar atención al objeto del contrato.
El objeto del contrato no es más que un resumen del servicio que proporcionará el contratista al contratista. Por mucho que la empresa sea conocida y su servicio sea la razón principal para la ejecución del contrato, es esencial asegurar su presencia del documento firmado.
De esta manera, las partes se protegerán contra posibles cambios en el alcance. El trabajo a realizar debe ser el especificado en el contrato. No es raro encontrar situaciones que requieren un cambio de alcance, aumentando o disminuyendo cantidades y, en algunos casos, incluyendo artículos.
Para regularizar esta situación, se deben preparar enmiendas contractuales, negociando el alcance de las nuevas actividades y haciendo los ajustes necesarios. De esta manera complacerá a las partes involucradas.
3. Conocer los derechos y deberes de cada parte.
Los derechos y deberes de cada parte son otra práctica a tener en cuenta en un contrato digital.
La cláusula que se refiere a las obligaciones del contratista, por ejemplo, debe especificar los servicios que se prestarán y las otras reglas establecidas en el proceso de negociación. Por lo tanto, es posible evitar sorpresas durante la prestación del servicio. La confidencialidad en la información confidencial también debe incluirse en esta cláusula.
A cambio, el contratista también tiene sus obligaciones. Es necesario asegurarse de que la empresa cumplirá con los compromisos y condiciones firmados, para beneficiarse del producto / servicio a realizar.
4. Establecer el tiempo del contrato
Como puede saber, el contrato digital tiene la misma información y cláusulas que un contrato físico. Por lo tanto, es esencial definir el período del contrato.
El contratista y el contratista deben buscar un término consensuado, estableciendo una fecha límite para completar las actividades. Es común que el término sea compatible con el tipo de contrato elegido, pero no significa que la relación terminará al final.
Hay contratos en los cuales el término es indeterminado. Situaciones como la contratación de software o la ejecución de un servicio constante son buenos ejemplos.
Sin embargo, hay contratos que tienen experiencia o tienen fases de ejecución. En ese caso, es esencial especificar los términos y establecer una fecha de renovación, evitando el uso de renovaciones automáticas. Los aditivos se pueden usar para extender su duración, si es posible.
5. Preste atención a las cláusulas de cancelación.
Ciertamente, pensar y analizar las cláusulas de cancelación no es habitual en el proceso de firma de un contrato. Después de todo, nadie firma un documento pensando en cancelarlo, ¿verdad?
En el caso de un contrato digital, es necesario evitar el incumplimiento de las cláusulas. La mejor manera de hacer esto es garantizar la protección de los intereses defendidos y utilizar sanciones. Es común utilizar una cláusula penal, que establece la aplicación de multas en caso de incumplimiento de contrato.
Obviamente, debe haber un campo de juego nivelado que permita la creación de una cláusula penal para ambas partes presentes en la negociación.
6. Uso y abuso del contrato digital.
El contrato digital es un recurso valioso y ciertamente está aquí para quedarse. Su practicidad y la agilidad adquirida son ventajas considerables.
La firma de un contrato físico puede llevar semanas, lo que requiere algunos gastos, como el envío de documentos por correo y el reconocimiento de firmas en notarios. Por otro lado, firmar un contrato digital se puede hacer en minutos u horas.
Vale la pena señalar que un contrato digital tiene la misma validez legal que un contrato físico. La única diferencia entre ellos es que todo el proceso se puede realizar en la pantalla de la computadora o en tabletas y teléfonos inteligentes, evitando la impresión y la firma manual.
El proceso de autenticación de firma y el almacenamiento del contrato también se realizarán electrónicamente. Sin embargo, para utilizar este tipo de contrato, es necesario cumplir algunos requisitos previos, como contratar plataformas especializadas en firma digital, como el Portal de suscripción.
El Portal de Suscripciones garantiza la autenticidad de las suscripciones, haciendo que el contrato sea válido. Solo los contratos firmados a través de plataformas acreditadas serán legalmente válidos.
El contrato digital es una tecnología que cambiará la forma de hacer negocios en todo el mundo. La practicidad y la velocidad de esta alternativa permitirán que los proyectos se inicien más rápidamente, eliminando toda la burocracia que dificulta el desarrollo de actividades.
